Mitarbeiter Akquise im Onlinehandel – Tipps von den Amazon Job Profis

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So stellst du die richtigen Mitarbeiter für deinen Online Handel ein

Insider Tipps von den Amazon-Job Profis

Der Amazon-Markt boomt und immer mehr Onlinehändler bieten ihre Waren auf dem Marktplatz an. Mit steigendem Absatz wächst auch der Bedarf an neuen Mitarbeiter rasant, denn irgendwann ist das eigene Business zu groß, um es allein oder mit nur einer kleinen Mannschaft zu stemmen. Das haben auch die beiden Gründer Stephie und Robin erkennt und mit ihrem Jobportal AMAZing-Jobs ein Plattform speziell für Amazon-Händler gestartet, mit der sie bereits unzählige Bewerber an Unternehmen vermitteln konnten.

Bei der E-Commerce-Konferenz merchantday sind die beiden mit einem eigenen Stand als Sponsor vertreten und können Unternehmern Vorort wertvolle Tipps zur Personalvermittlung geben. Bereits vorab hatte ich sie in einem ausführlichen Interview am Start.

Ronny: Machen wir uns nichts vor, die richtigen Mitarbeiter zu finden ist für jedes Unternehmen eine große Herausforderung. Warum ist denn eigentlich Recruiting so ein wichtiges Thema für eine erfolgreiche Firma?

Stephie & Robin: An der Qualität deines Teams misst sich unter´m Strich dein gesamter Unternehmenserfolg. Nur wenn du Mitarbeiter im Team hast, denen du mit der Arbeit vollkommen vertrauen kannst, ist es dir möglich, dich als Chef voll und ganz auf die Weiterentwicklung deines Unternehmens zu konzentrieren. Denn nur das ist wirklich DEIN Job.

Alles andere ist der Job von Leuten, die das jeweilige Gebiet entweder besser beherrschen als du, oder die dir Aufgaben abnehmen, die du nicht unbedingt höchst persönlich (oder komplett) selbst erledigen musst.

Da Personal neben dem Wareneinkauf gewöhnlich einer der größten Ausgabenposten für Unternehmer ist, und gleichzeitig sehr viel fachliches- und persönliches Vertrauen notwendig ist, um in diesem Umfang Verantwortung abzugeben, ist es so wichtig, die richtige Person ins Team aufzunehmen. Stellt man die falschen Leute ein, kostet das nur unnötig Geld und Nerven.

Ronny: Was sind die größten Probleme beim Recruitingprozess, speziell für Amazonhändler?

Stephie & Robin: Gerade im Amazon Handel ist fast jede Stelle an sehr spezifisches Wissen und vorallem Erfahrung geknüpft, was nicht eben mal kurz gelernt ist. Gleichzeitig gibt es nur sehr wenig Freelancer oder Mitarbeiter, die diesen Background haben UND gerade auf Jobsuche sind. Es besteht also wesentlich mehr Nachfrage als Angebot.

Recruiting für Amazon-Händler

Außerdem ist es nicht so leicht für Amazonhändler, für das Finden von geeigneten Mitarbeitern einen Headhunter oder Recruiting Service zu beauftragen. Die meisten Personalvermittler tun sich in der Regel sehr schwer nachzuvollziehen, was genau eine bestimmte Aufgabe alles beinhaltet und welche Herausforderungen daran geknüpft sind.

Und der nächste Schritt ist noch viel schwieriger für die Personaler: den Kandidaten die richtigen Fragen zu stellen – und die Antworten zu verstehen. Zielgenau herauszufinden, wie gut sich ein Bewerber wirklich mit einem bestimmten Thema auskennt ist und dadurch die richtige Vorauswahl zu treffen ist sehr schwer für jemanden, der das „Amazon-Game“ nicht kennt.

Das bedeutet für Amazonhändler wenig Angebot an Kandidaten und begrenzte Möglichkeiten, die Suche kosteneffektiv auszulagern.

Ronny: Wann empfehlt ihr einem Unternehmen selbst zu suchen, und wann ratet ihr dazu, einen Recruiting Service wie euch zu beauftragen?

Stephie & Robin: Viele Unternehmer tendieren dazu, erst viel zu spät neue Mitarbeiter einzustellen, wenn sie selbst oder ihr Team bereits hoffnungslos überlastet sind. Da ist dann natürlich wenig zeitliche Kapazität vorhanden für das Schreiben eines Stellenprofils, die aktive Suche und später das Bewerten und interviewen aller Bewerber.

Das mag bei einer leicht zu besetzende Stellen noch machbar sein: bei Jobs, die man einmal kurz inseriert und dann sofort unzählige Bewerbungen erhält. Solange man eine Stelle ohne Spezialwissen besetzen möchte, wie etwa eine Virtuelle Assistenz für Recherche oder das Beantworten von Kundenanfragen, kann man auch alleine gute Leute finden.

Doch die meisten Stellen, die gerade die erfolgreichen Amazonhändler besetzen möchten, sind sehr spezifisch und es wird deutschlandweit überhaupt nur eine Handvoll mögliche Kandidaten hierfür geben. Wenn du selbst nicht weißt, wie man diese findet, oder einfach keine Zeit für die Suche und den Auswahlprozess hast, dann lohnt sich ein Recruiting Service.

Wie bei jedem Outsourcing sind auch hier die entscheidenden Fragen: Wieviel Zeit spare ich mir? Wie wertvoll ist meine eigene Zeit? Ist mir das Ergebnis am Ende mehr wert als der Preis dafür?

Mitarbeiter online finden – Alternative zu StopStone, Monster und XING

Einer unserer Kunden kam zu uns, nachdem er über Monate ohne Erfolg buchstäblich Tausende von Euro für die eigene Suche auf StepStone, Monster etc. ausgegeben hat. Wir konnten ihm innerhalb eines Monats seinen neuen, von uns auf Herz und Nieren getesteten Mitarbeiter vorstellen, wobei ihn unser kompletter Vermittlungsservice weniger Geld gekostet hat, als zuvor nur eine einzige Anzeige bei den Jobportalen.

Auch wenn das viele überraschen mag: wir selbst haben gerade für die Erweiterung unseres AMAZing JOBS Teams einen Personalvermittler beauftragt.

Ganz offensichtlich nicht deswegen, weil wir nicht wüssten, wie man Mitarbeiter findet, sondern schlicht und einfach deswegen, weil wir entschieden haben, dass dem Wachstum unserer Firma mehr geholfen ist, wenn wir unsere Zeit weiterhin auf unsere Kunden fokussieren, anstatt auf Dinge, die auch jemand anderer für uns erledigen kann. Wir sind überaus glücklich mit diesem Vorgehen und unserer neuen Mitarbeiterin.

Je spezieller deine Anforderungen sind oder je begrenzter deine Zeit ist, umso eher lohnt es sich, einen Profi zu beauftragen, damit du am Ende auch mit dem Ergebnis zufrieden bist.

Ronny: Dann gehen wir doch mal davon aus, ein Amazonhändler kann oder möchte sich euren Service nicht leisten. Habt ihr Tipps für ihn, wie er trotzdem am wahrscheinlichsten gute Mitarbeiter in Eigenregie findet?

Stephie & Robin: Na logisch haben wir da ein paar Tipps! Der erste wäre das Erstellen eines Kurzprofils für Eckdaten der Stelle.

Noch bevor du dich auf die Suche nach einem neuen Teammitglied machst, solltest du dir überlegen, was die Bedingungen für den neuen Mitarbeiter sein werden. Das hört sich vielleicht im ersten Moment total banal an, ist aber essentiell, um zu wissen, wonach man überhaupt sucht.

Tipps zum Recruiting – stelle die richtigen Fragen an den Bewerber

• Stell dir Fragen wie zum Beispiel:
• Wie alt soll die Person ungefähr sein?
• Wieviel Erfahrung ist nötig für die Stelle?
• Wieviel Geld bist du bereit zu zahlen?
• Wann soll die Stelle besetzt werden?
• Wieviel Arbeitsstunden pro Woche benötigst du den Mitarbeiter?
• An welchen Tagen der Woche benötigst du Hilfe?
• Inhouse oder Remote?
• Wenn Remote, nur in Deutschland oder Weltweit. In welcher Zeitzone?

Mach dir eine Liste von 10 – 20 Punkten. Die kannst du später abhacken, wenn du Bewerbungen erhältst, und diese auf Eignung prüfst. Markiere dir auch, was für dich nicht-verhandelbare Bedingungen sind, und wo du eventuell Kompromisse eingehen würdest.

Das ist wichtig, damit es später kein böses Erwachen gibt. Du möchtest die perfekte Besetzung für dich und dein Unternehmen finden. Dafür musst du genau wissen, nach was du eigentlich suchst.

Ronny: Ist das dann die Stellenbeschreibung?

Stephie & Robin: Nicht ganz, der erste Schritt sind quasi die Rahmenbedingungen des Jobs und deine Anforderungen an den Bewerber, noch nicht die konkreten Aufgaben. Diese beschreibst du erst im zweiten Schritt in einer ausführlichen Stellenbeschreibung.

Dein Mitarbeiter muss von vornherein so genau wie möglich wissen, was ihn oder sie bei dir erwartet. Das ist wichtig, damit du nicht nach einer Woche schon wieder die Kündigung auf dem Tisch liegen hast, weil der Job ganz anders war als erwartet.

Kündigung in der Probezeit vermeiden – ein Kurzprofil kann helfen

Hier hilft dir das Kurzprofil von oben, das du nun um die Aufgabenbereiche der gesuchten Position erweiterst. Das könnte zum Beispiel so aussehen:
Notiere die drei wichtigsten Aufgaben der Position, inklusive der nötigen Erfahrung, der Verantwortlichkeit und dem Berichtsweg.

Zum Beispiel: Aufgabenbereich (Kundensupport):
Du bist verantwortlich für den Kundensupport und allen dazu gehörenden Aufgaben (Lesen und Beantworten von Kundennachrichten, telefonischer Inbound-Kundenkontakt, Rezensionen kontrollieren, Geburtstagskarten versenden, etc.) Du übernimmst die fachliche Führung eines Werkstudenten (Montag und Mittwoch jeweils 4 Stunden) und berichtest täglich an den Geschäftsführer. Der Kundensupport wird 25% deiner Arbeitszeit bei uns in Anspruch nehmen.

Diese Stellenbeschreibung hilft dir später bei den Kandidateninterviews und kann in gekürzter Fassung auch in den Jobbörsen und Stellenmärkten veröffentlicht werden.

Ronny: Da sprecht ihr direkt meine nächste Frage an: wo sucht man denn nach geeigneten Mitarbeitern?

Stephie & Robin: Sehr gute Frage! Hier gibt es natürlich nicht nur eine „one-fits-all“ Lösung, sondern man muss den für sich jeweils richtigen Kanal finden. Eine Anzeige in der Zeitung, ein Radiospot bei deinem lokalen Radiosender, eine Anzeige in einem Onlineportal, Social Media oder lieber doch im Freundes- und Verwandtenkreis suchen? Die Möglichkeiten sind vielfältig. Man kann hier sehr viel Geld verbrennen. Denk dran, dass jeder Kanal eine andere Zielgruppe erreicht.

Stellst du deine Anzeige auf das Jobboard des Manager-Magazins, wirst du für deine Kundensupportstelle kaum Bewerbungen erhalten. In Gruppen für Virtuelle Assistenten gibt es dagegen sehr wenige PPC Spezialisten. Am besten suchst du dir einen Kanal, der genau deine Zielgruppe anspricht und schaltest dort dein Mitarbeitergesuch. Daher war Schritt 1 so wichtig: sich klar werden, wen genau man sucht.

Ronny: Ja, das ergibt Sinn. Wie geht man mit den Bewerbungen um? Wenn der erste Kandidat, mit dem man spricht, schon perfekt ist, sagt man dann den anderen ungesehen ab, oder was empfehlt ihr da?

Stephie & Robin: Das ist in der Tat das, was viele Leute machen, weil ihnen ein neuer Mitarbeiter ja eine Zeitersparnis bringen soll und sie nicht unnötig Zeit in das Finden von neuen Teammitgliedern investieren möchten.

Bewerbungsprozess richtig gemacht – immer drei Bewerber einladen

Bloß wenn das erste Gefühl falsch war – was immer wieder vorkommt, da man sich ja noch nicht gut kennt – dann hat man auf diese Weise mehr Zeit vergeudet, als wenn man etwas weniger vorschnell ist. Unser Tipp, damit du deine Entscheidung nicht am Ende bereust: auf jeden Fall immer mit drei Bewerber sprechen.

Selbst wenn der erste Kandidat schon alle Erwartungen erfüllt, vielleicht hat der zweite noch zusätzliche Erfahrungen, die dir nützlich sein könnten oder die Chemie auf einem persönlichen Level stimmt mit dem dritten noch viel besser.

Dein Ziel sollte es sein, Bewerber miteinander vergleichen zu können, damit du für dich entscheiden kannst, ob du für dein Geld auch wirklich die besten Mitarbeiter bekommst, die aktuell auf dem Markt verfügbar sind. Ähnlich wie beim Sourcing für den Amazon Handel: solange du nicht mehrere Produzenten miteinander verglichen hast, weißt du nicht, ob es dein Wunschprodukt auch zu einem günstigeren Preis, mit höherer Qualität oder inklusive besserem Kundenservice gibt.

Ronny: Sehr cooler Vergleich, das kann glaub ich jeder nachvollziehen. Dann kommen wir zu den Interviews selbst. Habt ihr da eine bestimmte Strategie?

Stephie & Robin: Wir empfehlen generell drei Gespräche mit deinem favorisierten Kandidaten, bevor du dich endgültig entscheidest. 100% Sicherheit, dass du dir den perfekten Mitarbeiter ausgesucht hast, kannst du nie haben, das wird erst die Zusammenarbeit zeigen.

Aber du solltest dir schon sehr sicher sein, bevor ihr einen Vertrag abschließt, schließlich kostet auch die Einarbeitung Zeit.

Es ist wichtig, dass du die Bewerber sehr gut kennst, ihre Beweggründe verstehst und die berufliche Vergangenheit nachvollziehen kannst. Wir setzen dafür drei separate Gespräche mit jeweils ca. 30 Minuten an, wobei die nicht immer von der gleichen Person durchgeführt werden müssen. Bei unserer eigenen Mitarbeiterin hat Stephie das erste Gespräch geführt, Robin das zweite, und im dritten Videogespräch waren wir gemeinsam.

1. Personality Call – Bewerber kennen lernen:

In diesem Gespräch möchtest du die Bewerber kennen lernen. Du solltest dir ein möglichst genaues Bild über die Person und ihren beruflichen Werdegang machen können. Dazu zählen die letzten drei beruflichen Stationen, Gründe für Jobwechsel, Motivation und Grund für diese Bewerbung bei dir.

Hier dreht sich alles ausschließlich um den Kandidaten. Dein Unternehmen und die Stelle selbst wird noch gar nicht angesprochen.

Stelle dazu viele W-Fragen (damit der Bewerber nicht nur mit „ja“ oder „nein“ antworten kann): Wann hast du begonnen? Wie lange hast du dort gearbeitet? Warum bist du von dort weggegangen? Wieso ausgerechnet diese Position?

Wenn du nach dem Personality Call einer dritten Person alles über den Bewerber erzählen und alle aufkommenden Fragen beantworten kannst, ohne nochmal nachfragen zu müssen, hast du deine Aufgabe gut gemacht.

Ziel dieses Gespräches ist herauszufinden, wie motiviert dein Bewerber ist und ob er oder sie nur aus der Not heraus diesen Job annimmt, oder leidenschaftlich bei der Sache ist.

Meistens wird dieser Schritt aus einer Art Ungeduld heraus übersprungen. Das ist durchaus riskant, denn dieses Interview minimiert dein Risiko, dass du den Mitarbeiter erst teuer einarbeitest, bevor er oder sie völlig überraschend deine Firma wieder verlässt und einen besseren Job annimmt oder zur Konkurrenz geht (oder sogar zur Konkurrenz wird)!

2. Skill & Task Call – den Wert des Bewerbers feststellen:

In diesem Gespräch möchtest du den Wert des Kandidaten für dein Unternehmen herausfinden. Stelle hier erstmal dein Unternehmen vor und geh dann anhand deiner Stellenbeschreibung jede einzelne Aufgabe durch und stell zu jedem Bereich Fragen wie:

In welchem Umfang hast du damit bereits Erfahrung? Wie bist du Aufgabe X angegangen? Wie hat sich der Bereich Y entwickelt, als du dort gearbeitet hast? Verwende hier gerne deine Informationen aus dem ersten Gespräch und frage konkret nach, wie der Bewerber in einem früheren Job mit einer ähnlichen Aufgabe bereits zu tun hatte.

Falls in einem Bereich keine Erfahrung vorliegt, beschreibe die Aufgabe einfach sehr genau und frage, wie der Bewerber glaubt, damit zurecht zu kommen (und warum).

3. Deal or No Deal Call – dem Bewerber ein Angebot machen:

Das letzte eurer drei Gespräche hat zum Inhalt, die Arbeitsbedingungen abzuklären und dem Kandidaten idealer Weise am Ende ein Angebot zu unterbreiten. Die Konditionen hierfür bestimmst du. Wenn du in den ersten beiden Gesprächen am Kandidaten gezweifelt hast, dann wird es vermutlich gar nicht zu diesem dritten Gespräch kommen. Idealer Weise wissen beide Seiten bereits, dass sie zusammenarbeiten möchten, und klären nun, ob sie sich bezüglich der Bedingungen einigen können.

Unterbreite dem Bewerber ein faires Angebot, mit dem ihr beide gut leben könnt, aber setze dir vorher ganz klare Limits, falls es zu Verhandlung kommt. Dränge nicht zu einer sofortigen Entscheidung. Der Bewerber sollte eine Nacht drüber schlafen dürfen, bevor er oder sie die endgültige Entscheidung trifft.

Ronny: Wow, das ist ja viel intensiver als ich dachte! Braucht es wirklich immer diese drei Gespräche?

Stephie & Robin: Naja, für eine Festanstellung würden wir das schon sehr stark empfehlen, da könnten sogar noch weitere Gespräche dazukommen, abhängig von der jeweiligen Stelle.

Für einen Virtuellen Assistenten, der 5 Stunden die Woche für dich arbeiten soll, wäre das vielleicht vermutlich etwas übertrieben, da reicht oft schon ein einziges Telefonat. Trotzdem hilft es sehr, sich auch in diesem einen Gespräch an diesem Aufbau zu orientieren.

Ronny: Ich verstehe jetzt viel besser, warum viele Unternehmer das Recruiting an Firmen wie euch auslagern. Ihr seid ja beide selbst Seller auf Amazon – hilft euch das bei eurer Arbeit?

Stephie & Robin: Auf jeden Fall, wir finden sogar, es ist essentiell, damit wir unseren Kunden wirklich vollen Service anbieten können! Es sind in der Regel die erfolgreicheren Amazon Seller und Amazon Vendoren, die unseren Service in Anspruch nehmen, da diese gewohnt sind, smart auszulagern, um effizient zu bleiben. Das ist am Ende Teil ihres Erfolgsgeheimnisses. Und die „Großen“ der Branche haben oft ganz andere Hürden zu nehmen als ein Private Label Seller mit einem Produkt.

Da wir beide selbst in fast allen Aufgabengebieten der künftigen Mitarbeiter schon selbst tätig waren und dadurch wissen, was sie im Detail bedeuten und wie sie andere Bereiche beeinflussen, können wir unsere Kunden auch strategisch beraten. Zum Beispiel können wir vorschlagen, welche Stellenbesetzungen in welcher Reihenfolge am meisten Sinn machen, weil sie auf eine bestimmt Weise zusammenhängen. Oder wann ein Consultant und wann ein fest angestellter Mitarbeiter vorteilhafter ist.

Neue Mitarbeiter mit Online Trainings weiterbilden

Dazu kommt, dass es nicht selten vorkommt, dass ein Mitarbeiter zwar dringend gebraucht wird, dann aber keine zeitliche Kapazität vorhanden ist, diesen einzuarbeiten. Auch diesen Service bieten wir an, durch Online Trainings und maßgeschneiderte Schulungen.

All das können wir nur deswegen in diesem Umfang anbieten, weil wir aus eigener Erfahrung sowohl die Anforderungen der Kunden nachvollziehen können, als auch die den Arbeitsalltag der Mitarbeiter verstehen.

Ronny: Was ist eure wichtigste Message zum Thema Mitarbeitersuche?

Stephie & Robin: Wer bei der Einstellung Zeit und Aufwand spart, ärgert sich oft hinterher. Wenn sich der neue Mitarbeiter als schlechte Wahl entpuppt, kostet dich das nur Zeit, Nerven und eine Menge Geld.

Nimm dir daher die Zeit, deine Bewerber richtig gut auszuwählen, damit du am Ende ein Team hast, dem du blind vertrauen kannst. Ziel des Teamaufbaus ist schließlich, dass du als Chef entlastet wirst und dich ausschließlich um den Erfolg und das Wachstum deines Unternehmens kümmern kannst.